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        2021河北軍轉干時政熱點分析:數字化賦能辦公帶來多少改變?

        2021-01-26 17:29:13| 來源:人民日報官網

        在湖北省恩施土家族苗族自治州利川市,清江大道是這個縣級市最繁華的一條街。以前,利川人圍著清江大道的天橋,就能買到所有生活所需的物品。劉鋒在這座天橋上走了近十年。2011年他入職利川市政府電子政務辦公室時,全市第一條高速公路通車才不到兩年時間,坐著大巴顛簸一天去省城的日子,劉鋒還記憶猶新。

        如今,這座天橋往南200米是利川市政府大樓,往西100米是利川市智慧城市建設服務中心。曾經的國家級貧困縣成了智慧城市的樣板,數字化協同辦公平臺已經普及。利川市兩個中心社區的居民,已經可以足不出戶辦理社區證明。

        協同辦公改變的,不僅是這里的政務辦公狀態。用數字化賦能辦公,還在助力疫情防控、提升工作效率、改造傳統行業等方面展現出巨大潛力。

        一條數字脫貧路

        2011年,劉鋒剛工作不久,湖北恩施州政務OA(Office Automation,辦公自動化)協同辦公系統在利川市的應用并不順利。當時大家還都習慣用紙質文件,而不是用電腦辦公。

        2015年,利川市開始推廣移動版OA協同辦公系統,嵌入電子簽章等功能。收到審批的短信通知時,相關人員可以在手機上完成審批,這讓政務辦公初嘗了數字化審批的甜頭。但劉鋒對這個辦公系統的效率并不滿意,“文件修改還不完善,當時需要下載下來再提交”。

        為了推進智慧城市建設,利川將分散在各職能部門的數字化項目整合到智慧城市建設服務中心,于2019年3月正式掛牌成立。成為利川市智慧城市建設服務中心總工程師之后,劉鋒跟著上級在半年內跑了3趟浙江杭州,去供銷社、商務局、大數據管理服務中心等不同部門考察學習。

        利川是杭州市蕭山區在東西部扶貧協作中的對口幫扶地區。在蕭山,浙政釘是每位公務員的必備應用,所有審批、文件流轉、溝通、督辦都在這個政務協同總平臺上實現。回來之后,劉鋒感到大開眼界:“看了蕭山基于釘釘的政務辦公、數字化基層治理,給我們帶來了很多觀念、思維方式的轉變。”

        實際的轉變也在發生,利川市涼霧鄉蓮臺村的“尖刀班”班長聶榮成的感受尤為深切。在脫貧攻堅中,利川市從各單位抽調干部職工,與村支兩委成員共同組成駐村“尖刀班”,工作在村,吃住在村。5年前,聶榮成開始駐村,為參加全市脫貧攻堅調度會,他需要每周兩次往返集鎮。

        “每次在路上都要花一兩個小時,一個月下來油費近1000元。”聶榮成說,冬天道路常結冰,有的地方路還沒修好時更是不好走。利川市轄8鎮4鄉,最遠的村莊距離利川市區近100公里。山大人稀的地理環境,使得利川市和下轄村莊的交通、溝通成本很高。

        如今,“路上的難”終于解決。2020年8月底,利川市人民政府與釘釘(中國)信息技術有限公司簽訂框架合作協議,雙方將基于釘釘打造智慧縣域樣板。此后,村干部和駐村工作隊員在村里用釘釘直播或視頻,就可以隨時參加市里召開的會議。

        線下的會議也變得不一樣了。以前利川市政府開會,人多的時候四五百人,參會排隊簽到,還需要幾名工作人員守著;現在統一在會場門口放置一個二維碼,大家掃碼簽到,節省了人力物力。

        疫情防控的好幫手

        與利川市的情況一樣,過去一年,越來越多人將會議搬到線上,在線會議逐漸成為一種辦公日常。

        騰訊會議發布的2020年度報告顯示,一年來有超過3億場會議在騰訊會議上舉行。疫情暴發后,為了滿足全國各地快速增長的線上溝通需求,騰訊會議在8天內擴容超過10萬臺云主機,投入超百萬核的計算資源,完成了全球100多個國家和地區的服務覆蓋,助力疫情防控。

        騰訊云運維中心和客戶服務部門負責人徐勇州說:“在線會議的擴容,真的是不可預期。我們沒法精準地知道明天的增長到底是5倍還是10倍,反正能做的就是持續地往上面去堆資源、做擴容。”

        2020年,每周都有數萬家企業和政府相關機構通過騰訊會議助力復工復產,云簽約、云招標、云面試、云培訓等云上協同實踐正成為新趨勢。還有一些有趣的數據:就開會高峰期而言,上半年是9時08分,下半年是20時03分。周末開會活躍城市的前三名分別是深圳、上海、杭州,女性在周末開會的比例高于男性。

        上半身襯衫領帶,下半身睡褲拖鞋,這樣的裝扮被網友調侃為白領居家辦公的“另外一面”,因為在線視頻會議一般只能拍到參與人的上半身。也有人感嘆,2020年,中國的經濟增速在全球率先轉正,GDP總量再創新高,強大的協同辦公能力功不可沒。見不了面不是問題,通過協同辦公,工作照常推進,進度一點不落下。

        確實,新冠肺炎疫情發生以來,遠程醫療、在線教育、共享平臺、協同辦公等得到廣泛應用,互聯網對促進各國經濟復蘇、保障社會運行、推動國際抗疫合作發揮了重要作用。2020年的烏鎮世界互聯網大會·互聯網發展論壇上,騰訊會議憑借疫情期間助力全民遠程協作、復工復產以及在數字經濟發展等方面做出的卓越貢獻,榮獲“世界互聯網領先科技成果”大獎,這也是世界互聯網大會舉辦以來首個獲得該獎項的視頻會議產品。

        事實上,遠程會議只是協同辦公中應用較為頻繁的一種場景。線上打卡、即時溝通、文檔編輯、數據處理、工作群組、電子公章、電子簽名、財務報銷、移動審批等越來越細致入微的功能,支持員工、組織在工作場景中的無縫連接、高效協同、加速創新。

        例如,文檔支持多人在線協同、共同編輯,一鍵分享到群聊,參與項目的員工并不需要物理空間上的“在場”,即使遠隔萬里,也能高效、靈活地生產、分享和存儲信息。這樣一來,不僅有效減少了接觸,辦公效率也大大提升了。

        字節跳動副總裁謝欣曾說,人類從最早的面對面、電話溝通,衍生出書信、郵件、線上辦公,是朝著異步協同的方向發展。同步溝通往往是兩人聊完就結束了,但異步溝通是基于文字或視頻的再次閱讀,內容可以被再次消費。另外,異步溝通可以擴展接受范圍,兩個人討論的問題,文檔可以再發給別人看,創造更大價值。

        正是有了異步協同應用的不斷創新,云辦公成為現實。

        辦公中的效率提升器

        北京的吳律師因工作需要經常使用協同辦公軟件,其中,語音速記是他最喜歡的功能。

        “以往,如果我們錯過了一次會議,往往需要讓同事幫忙整理一份會議紀要,或者把視頻會議錄制下來。但事實上,幾乎沒有人有時間讀完一份1萬字的會議紀要,或者看完一個多小時的會議視頻。”吳律師說,有了“飛書妙記”,原始的音視頻信息能自動轉化為文字,還能提煉出關鍵信息,只需要幾分鐘,即可快速了解1小時的會議內容。通過關鍵詞搜索等,他還能對感興趣的會議部分進行重點了解,這就大大提升了工作效率。

        吳律師提到的“飛書妙記”,是協同辦公應用飛書在2020年11月18日舉辦的產品發布會上發布的一種創新功能,受到不少用戶喜愛。

        飛書相關負責人接受本報采訪時表示,最早思考如何打造飛書的時候,他們考慮到做事情的兩個層次:第一層是解決當前的問題,第二層是思考未來的可能,創造更具變革性的產品。

        在第一個層次,飛書將即時溝通、在線協同文檔、視頻會議、共享日歷、企業郵箱、云盤等功能深度打通、整合,使得用戶在一個平臺上,就能實現溝通與協作,提升信息傳遞的效率。例如,對于工作群中的一個文檔,各方都可進行閱讀或編輯,而文檔內容的傳遞,不是再發送一遍文本,而是只需要一個鏈接即可。這就讓工作更加高效、體驗更加愉悅。

        在生產力提升之后,飛書發現,提升公司的組織能力,也是眾多公司面臨的共同難題。不少人反映,當前組織需要解決的問題,不再僅僅是寫一個文檔、做一個表格,而往往是“實現一個目標,達成一項業績”,換句話說,是需要一個行業化的解決方案。

        于是,飛書推出OKR(Objectives and Key Results,目標和關鍵成果)目標管理產品,幫助組織聚焦目標,實現戰略落地。借助 OKR 產品,每個員工都能夠清晰地看到自己的工作和整個公司戰略之間的關系,員工之間也能夠加強了解,更好地協作。

        在小米公司,全面的商業模式和繁雜的業務線給整個組織的協同能力帶來挑戰。以前,各子公司或部門獨立運作,根據各自需求選擇溝通工具和辦公套件。很多部門使用個人社交通訊工具溝通,通過郵件、離線文檔管理工具同步項目信息。割裂的系統生態和應用體驗,極大影響了組織協同效率。

        2020年5月,小米公司基于飛書打造了全新的企業統一辦公平臺。員工們感到:這不僅僅是一套工具,更是工作流程的優化和升級。

        一個明顯的例子是,過去大家使用個人社交工具溝通,不斷拉群、加好友等導致跨團隊溝通效率極低。使用飛書后,可通過查找企業內聯系人、查看聯系人名片等多種方式快速定位關系人,如果涉及到海外業務,飛書還提供諸如日歷輔助等方便跨時區溝通的一系列功能。

        小米創始人雷軍也表示:線上協同辦公越來越流行,在信息創建、分享以及協同辦公方面,這個平臺非常簡潔、高效,的確越用越順手。

        未來的數字化基礎

        曾經,災情統計是浙江省嘉興市海鹽縣農業綜合行政執法隊副隊長陶海鋒最頭疼的一件事。

        海鹽縣離海邊不遠,每年要做多次臺風預警和災情統計。每當災情來臨,需要在2小時內完成各個鄉鎮的統計匯報。但災情的數據細致到水稻、小麥、白菜等各品類,又分為畝數、金額等標準。“數據格式不一,計算繁雜,常常是手忙腳亂。”陶海鋒說。

        能不能有一個簡單的小應用,既容易操作,又能快速做出統計?陶海鋒這個簡單的愿望,釘釘幫他實現了。

        用宜搭零代碼的方式,釘釘在短短3天內搭出20個應用,構成一整套OA系統,上架到浙政釘,節省了至少20萬元的開發費用。以“災情統計”小應用為例,發給幾個鄉鎮匯報災情的負責人,待各個鄉鎮填完數據之后,統計結果即時生成。不僅免去了計算的繁瑣,還提高了災情匯報的時效性。相應地,海鹽縣用車審批、出差審批、請假審批、車輛登記管理、用船審批、信息報送等應用也都快速上線。

        陶海鋒感慨,以前,把每項政務工作“數字化”是一個復雜的流程:提需求、審批、找供應商、講解需求,一層層對接下來,往往耗費了大量的時間和資金。有時,因為需求不明確或是供應商出現一些問題,項目一擱置就是幾個月甚至一年,最終不得不回歸“紙質辦公”。而釘釘提供的低代碼開發工具宜搭“拖拖拽拽就可以,搭建過程非常簡單,稍懂電腦的人就會用”。

        1月14日,在釘釘2021年第一場發布會上,阿里云智能總裁張建鋒說:“釘釘不僅僅是一個溝通工具,新釘釘的目標是成為企業協同辦公和應用開發平臺,讓所有業務環節的微小創新變得更容易,讓進步發生。”

        2020年12月23日,百度如流舉辦發布會,宣布如流全面升級為新一代智能工作平臺,以AI賦能企業工作全場景,助力企業提效創新,引領企業智能化轉型。

        不難看出,未來,在協同辦公方面,提供按需定制的解決方案越來越重要。協同辦公應用要做的,不僅僅是滿足異步的辦公需求,借助大數據、云計算、人工智能等新技術,幫助更多組織實現智能化、數字化轉型,將成為協同辦公應用的演進目標。

        就像利川市協同辦公系統的升級帶動了當地智慧城市的發展一樣,在更多領域,協同辦公的創新故事還會源源不斷發生。

        原標題:數字化賦能辦公帶來多少改變?

        文章來源:http://paper.people.com.cn/rmrbhwb/html/2021-01/26/content_2030958.htm

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        (責任編輯:李曉東)
        關鍵詞閱讀 軍轉干 備考知識

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